Рассказываем наши правила цифрового этикета, которых мы придерживаемся, чтобы эффективно решать рабочие задачи в комфортном режиме для людей. В статье обсудим главные каналы коммуникации, а также поговорим о нашем стиле общения.
Переписки
Где общаться — корпоративный портал, мессенджер или почта
Основными каналами коммуникации между нашими сотрудниками являются корпоративный портал и Telegram.Корпоративный портал используется для обсуждения задач и их деталей, а также для фиксации договоренностей.
Telegram используется для обсуждения срочных вопросов, сбора информации и проведения коротких мозговых штурмов.
Некоторые коллеги предпочитают использовать только Telegram, в то время как другие предпочитают общаться только в чате на корпоративном портале. Новичкам рекомендуется сначала уточнить у коллег, где им удобнее общаться, и только затем приступать к общению в выбранном канале.
Почту, как и Telegram, мы используем для взаимодействия с клиентами, партнерами и подрядчиками. Это преимущественно канал для внешних коммуникаций.
Почта используется для согласования артефактов и процессов в работе, а также для отправки больших файлов и презентаций.
Почему мы не звоним сразу, а сначала пишем
Представьте обычную ситуацию. Вы работаете над важной и срочной задачей. И тут в один момент звонит коллега, а вы даже не знаете цель звонка (надолго ли, что от вас хотят, а иногда даже — кто это звонит). Сразу ответить — грозит тем, что после звонка можно сбиться, потерять мысль, допустить ошибку в подсчетах.
Поэтому если возник вопрос к коллеге, мы перво-наперво пишем ему.
Если требуется именно устное обсуждение, то пишем и уточняем, когда ему удобно созвониться, и лишь после этого звоним.
Голосовые сообщения — абсолютное зло или нормальный инструмент коммуникации
Обычно люди делятся на тех, кто нормально относится к голосовым сообщениям, и тех, кто их не любит и не станет даже слушать.
Мы соблюдаем такое правило: если сотруднику хочется записать мысль в виде голосового сообщения, то он уточняет у коллеги, удобно ли ему будет прослушать войс. Если в ответ получает «да» — то записывает голосовое. Если нет — в такой ситуации нужно войти в положение человека и постараться выразить свои мысли в виде текста.
Важно: при записи голосового сообщения стараемся уложиться в 2-3 минуты и ясно, четко, без лишних пауз и «воды» отразить суть своего послания.
Соблюдение границ рабочего времени
В Notamedia мы установили гибкое время начала рабочего дня: с 9 до 11 утра по московскому времени. Также у нас есть сотрудники, работающие в других часовых поясах, поэтому мы принимаем это во внимание при отправке сообщений.Если в нерабочее время возникает несрочный вопрос, мы откладываем его для коллег до следующего рабочего дня.
Однако часто задачи могут возникать в любое время дня и ночи, требуя оперативного решения. Именно поэтому часть наших коллег, включая топ-менеджмент, готовы отвечать на сообщения даже в более позднее или раннее время и понимают важность этого.
Игнорировать сообщения — очень плохо
Иногда бывает у каждого человека, что весь день проходят встречи, и даже не бывает времени читать мессенджер или корппортал. Но при этом мы не игнорируем сообщения. Даже если в данный момент сотрудник очень занят, он отвечает собеседнику. Если не может дать развернутый ответ — то извиняется и обозначает сроки, когда сможет ответить на вопрос.
— Привет! Подготовил квартальный отчет, посмотри, пожалуйста — все ок? [ссылка]
— Привет. У меня совещание до 16:00, как освобожусь, обязательно посмотрю. Отвечу до 19:00.
Встречи и созвоны
Место встречи изменить нельзя. Или можно?
Если встреча проходит в офлайне, мы бронируем переговорную комнату, вмещающую нужное количество человек. Перед встречей проверяем, свободна ли переговорка на данный слот времени, и бронируем ее заранее.
Если встречу планируют посетить не только офисные сотрудники, но и удаленные, то организатор встречи прикрепляет ссылку на созвон в Google Meet / Zoom / Яндекс.Телемост в календарь, чтобы последние могли подключиться онлайн.
Соблюдаем пунктуальность всегда и везде
Мы разделяем мнение о том, что время сотрудников является самым ценным ресурсом. Поэтому мы прилагаем все усилия, чтобы никогда не нарушать время встреч — как внутренних, так и внешних. В случае непредвиденных обстоятельств, например, когда клиент звонит со срочным вопросом, мы предупреждаем коллег о возможном опоздании.Включать камеру на созвонах или не включать
Мы стараемся включать камеру при созвоне с коллегами. Это позволяет «читать» эмоции и настроение друг друга, что в свою очередь способствует более эффективному общению и решению рабочих вопросов. Естественно, при этом никто не будет принуждать включать камеру, если это неудобно в данный момент.Обязательно готовимся к встрече
Мы готовимся к встречам заранее:— составляем список вопросов, которые необходимо обсудить;
— проверяем корректность работы гарнитуры и стабильность интернета;
— в случае, когда созвон проходит только онлайн, проверяем, не проходит ли у других коллег, сидящих с нами в кабинете, созвонов — в таком случае уходим в переговорную комнату или другое тихое место.
После встречи:
— проводим краткий обзор тем, которые обсуждались;
— фиксируем результаты встречи: о чем договорились, список задач, которые должны быть реализованы к следующей встрече, с указанием ответственных лиц.
Постановка задач и ТЗ
Мы ставим задачи друг другу на корпоративном портале. Важно указывать сроки выполнения, исполнителя и наблюдателей. Для некрупных задач, например, внесения небольших изменений в макет, нет необходимости создавать отдельную задачу. Просто можно описать, что нужно сделать, в переписке.Как правильно ставить задачи
Мы ставим друг другу задачи в соответствии с системой SMART — они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.Вот пример задачи для дизайнера, основанный на данной статье:
«Необходимо подготовить иллюстрации для статьи в блоге о правилах онлайн-коммуникаций в Notamedia. Размер — 1080 * 532 пикселей, количество — 5, формат — PNG. Мои пожелания по визуальному оформлению оставлены в комментариях к статье в гугл-доке: [ссылка]. Дедлайн — 13 июля, 14:00. Просьба прикрепить результат в виде ссылки на иллюстрации в Figma».
Следуем дедлайнам
Когда сотрудник приступает к выполнению задачи, он стремится завершить ее в установленные заранее сроки. Если он понимает, что сроки слишком жесткие, он договаривается о переносе на более поздний срок, обосновывая необходимость такого переноса.Ставим в известность о ходе выполнения задачи
Если сотрудник, который поставил задачу, спрашивает о ходе ее выполнения, то правильным будет сообщить ему, на каком этапе находится задача. Перенос срока выполнения задачи может осуществить как инициатор, так и исполнитель — но только после взаимного согласования.Стиль общения
На «вы» или на «ты»?
В Notamedia мы общаемся между собой на «ты» и информируем сотрудников об этом с первого дня работы.
Такой подход способствует созданию открытой и дружелюбной атмосферы в нашей команде.
— Анастасия, добрый день. Видели ли вы мое письмо?
— Привет! Пожалуйста, обращайся ко мне просто «Настя»:)
— Да, конечно. Извините, я забыл.
Мы за дружбу и взаимоуважение
Мы верим, что приятная атмосфера в коллективе и наличие дружественных связей между сотрудниками являются важными факторами, способствующими удержанию персонала. Мы поздравляем друг друга с важными событиями и часто остаемся после работы по пятницам, чтобы пообщаться и поиграть в настольные игры. Многие из нас проводят время вместе и за пределами офиса, участвуя в различных мероприятиях.Мы против токсичности
Мы не поддерживаем распространение слухов, необоснованных обвинений и токсичных комментариев в отношении наших коллег и компании. В целом, можно сказать, что у нас не работают такие сотрудники, поскольку при найме мы уделяем большое внимание не только техническим навыкам, но и софт-скилам.Вместо заключения
Годами мы создавали такую систему коммуникации и правил взаимодействия. Мы можем уверенно заявить, что она эффективно функционирует.
Регулярно мы проводим опросы среди сотрудников, чтобы измерить их удовлетворенность условиями труда. И в 90% случаев на вопрос: «У вас есть коллега, с которым выстроены дружеские отношения?» мы получаем положительный ответ.