Мы в Notamedia.Agency стремимся создать комфортные условия для работы в нашей команде. В этой статье мы обсудим методы адаптации персонала в организации, основные этапы и метрики оценки эффективности.
Программа адаптации персонала позволяет новому сотруднику быстро погрузиться в бизнес-процессы и корпоративную культуру компании. Он узнает, как работает организация, какие ценности приветствуются и какие механизмы управления действуют внутри компании. Без онбординга новый сотрудник может затеряться в коллективе, не понимая, что от него ожидают и как работает компания в целом. Это может привести к снижению продуктивности и качества работы нового человека.
Кроме того, онбординг помогает повысить лояльность новых сотрудников к компании. Если человек чувствует себя комфортно, увидел, что его принимают в коллектив и готовы помочь ему в адаптации, то он становится более мотивированным и преданным своей работе.
На этом этапе сотрудник уже чувствует поддержку HR-отдела и ожидает приятной встречи с новым коллективом.
Первый рабочий день является для человека ключевым. Он получает первые впечатления о компании, команде и решает, хочет ли продолжать трудиться у нас. Именно поэтому мы стремимся не перегружать сотрудника работой и помогаем влиться в команду:
Установочная встреча необходима, чтобы определить перед сотрудником список задач, назначенных ему на испытательный срок. На ней можно переформулировать задачу, заменить её на более важную или установить другой срок выполнения.
Список задач на испытательный срок мы прописываем в индивидуальном плане работы (ИПР). В течение испытательного срока ИПР является главным документом, на основе которого руководитель оценивает сотрудника. ИПР содержит список задач, их подробное описание и сроки выполнения, а также оценки от наставника и руководителя.
Онбординг персонала в первые 2 недели работы
В это время мы предоставляем новичку время для изучения внутренних процессов и документации. Мы также стремимся максимально познакомить сотрудника с коллективом, поэтому организуем индивидуальные и групповые встречи с теми коллегами, с которыми он будет работать непосредственно. Одновременно опрашиваем их, насколько им комфортно в общении с новым коллегой.
Через 1,5-2 недели мы организуем адаптационную встречу с HR-специалистом, где собираем первую обратную связь от сотрудника. Он может выразить:
Также мы даём обратную связь сотруднику, если коллеги высказали положительное мнение о нем — это отличный инструмент нематериальной мотивации!
Для оценки процесса адаптации мы применяем 2 ключевых показателя:
Планы по совершенствованию адаптации новых сотрудников на 2023 год
К 2023 году мы стремимся еще больше улучшить процесс онбординга. Что бы мы хотели реализовать:
Наталия, PR-менеджер: «На работе очень важно чувствовать себя комфортно. Наш HR-отдел всецело способствует этому: всегда готовы помочь и дать совет по любому вопросу. Начало работы на новом месте всегда волнующее событие, но здесь я заранее знала, что меня хорошо встретят. Я уже была знакома с некоторыми процессами в компании и даже с коллегами еще до первого рабочего дня. Получение обратной связи от коллег также оказалось полезным — это очень мотивирует и создает в коллективе открытую и дружелюбную атмосферу».
Отсутствие адаптационных мероприятий может привести к тому, что новому сотруднику будет сложнее понять, как работает компания, какие ожидания у руководства и каковы его задачи. Это может привести к ошибкам и неэффективной работе, а также к ухудшению отношений между новым сотрудником и остальными членами команды.
Таким образом, адаптация новых сотрудников является необходимым этапом для создания эффективной и сплоченной команды, которая может достигать высоких результатов в работе.
Онбординг: что это такое
Под онбордингом сотрудников мы понимаем комплекс мер, направленных на интеграцию новых сотрудников в коллектив, бизнес-процессы компании, корпоративную культуру и офисную жизнь. Часто онбордингом (от англ. onboarding) называют процесс адаптации сотрудников.Зачем необходима адаптация сотрудников
Простыми словами онбординг необходим для того, чтобы новый человек почувствовал себя комфортно в коллективе и быстрее начал работать на полную мощность. Сейчас все больше компаний начинают понимать, что онбординг — это не просто формальность, а серьезный инструмент, который может значительно повлиять на успех бизнеса.Программа адаптации персонала позволяет новому сотруднику быстро погрузиться в бизнес-процессы и корпоративную культуру компании. Он узнает, как работает организация, какие ценности приветствуются и какие механизмы управления действуют внутри компании. Без онбординга новый сотрудник может затеряться в коллективе, не понимая, что от него ожидают и как работает компания в целом. Это может привести к снижению продуктивности и качества работы нового человека.
Кроме того, онбординг помогает повысить лояльность новых сотрудников к компании. Если человек чувствует себя комфортно, увидел, что его принимают в коллектив и готовы помочь ему в адаптации, то он становится более мотивированным и преданным своей работе.
В итоге компания получает высококвалифицированных сотрудников, которые долгое время остаются в компании и работают на ее успех.
Этапы адаптации персонала
Процесс онбординга включает следующие этапы:- предварительный;
- в первый рабочий день;
- в течение первых двух недель;
- с третьей недели до окончания испытательного срока.
Предварительный этап (пребординг)
Еще до первого рабочего дня сотрудника наш HR-менеджер старается установить дружественные отношения с ним:- Поддерживает связь: уточняет время, необходимое для завершения дел на предыдущем месте работы и подготовки документов для трудоустройства.
- Рассказывает о холдинге Notamedia, об особенностях нашего бизнеса, отвечает на вопросы. Согласовывает дату начала работы, знакомит с планом первого рабочего дня.
- Отправляет сотруднику форму для сбора информации, на основе которой предоставляет доступ к корпоративным системам.
- Готовит рабочее место сотрудника: оборудует его техникой, собирает приветственный пакет (welcome pack) с брендированными канцелярскими принадлежностями.
На этом этапе сотрудник уже чувствует поддержку HR-отдела и ожидает приятной встречи с новым коллективом.
Онбординг сотрудников в первый рабочий день
Первый рабочий день является для человека ключевым. Он получает первые впечатления о компании, команде и решает, хочет ли продолжать трудиться у нас. Именно поэтому мы стремимся не перегружать сотрудника работой и помогаем влиться в команду:
- Встречаем сотрудника у ресепшн.
- Провожаем на рабочее место, знакомим с коллегами.
- Оформляем документы для трудоустройства.
- Проводим экскурсию по офису: показываем местоположение разных команд, зон отдыха и кухни.
-
Знакомим с корпоративным порталом, демонстрируем его возможности:
- редактирование личного профиля;
- поиск профилей сотрудников;
- просмотр дней рождений сотрудников;
- управление своими задачами и их статусами;
- назначение встреч и бронирование переговорных комнат;
- оформление отсутствия на работе;
- просмотр организационной структуры компании с составом команд;
- доступ к разделу новостей и публикация сообщений;
- а также многие другие возможности.
-
Отправляем через корпоративный портал письмо с полезной информацией.
В нем мы вновь знакомим сотрудника с компанией, ее историей, структурой, услугами. Указываем план на первый рабочий день, предоставляем ссылки на базу знаний, реферальную программу, внутренние регламенты. Уточняем даты выплаты зарплаты и премий, предоставляем контакты HR-директора и руководителя.
- Затем мы помогаем настроить оборудование, демонстрируем внутренние системы, с которыми взаимодействуем, и как их использовать.
- Сотрудник самостоятельно пишет на корпоративный портал краткое сообщение о себе в общий ленту новостей и добавляет свою фотографию.
- Передаем нового сотрудника руководителю для вовлечения в работу.
Установочная встреча и ИПР
Во второй половине дня мы организуем установочную встречу, на которой присутствует сам сотрудник, его руководитель и наставник, а также HR-специалист.Наставник — это член команды, к которому сотрудник может обратиться по любому вопросу и получить помощь.
Он поддерживает новичка во вливании в коллектив и быстрой адаптации, но не управляет им и не ставит перед ним рабочие задачи. Установочная встреча необходима, чтобы определить перед сотрудником список задач, назначенных ему на испытательный срок. На ней можно переформулировать задачу, заменить её на более важную или установить другой срок выполнения.
Список задач на испытательный срок мы прописываем в индивидуальном плане работы (ИПР). В течение испытательного срока ИПР является главным документом, на основе которого руководитель оценивает сотрудника. ИПР содержит список задач, их подробное описание и сроки выполнения, а также оценки от наставника и руководителя.
Мы также предоставляем новичку возможность ознакомиться с артефактами по проектам или сразу приступить к выполнению нескольких приоритетных задач. Тогда погружение в процесс работы происходит более плавно.
Онбординг персонала в первые 2 недели работы
В это время мы предоставляем новичку время для изучения внутренних процессов и документации. Мы также стремимся максимально познакомить сотрудника с коллективом, поэтому организуем индивидуальные и групповые встречи с теми коллегами, с которыми он будет работать непосредственно. Одновременно опрашиваем их, насколько им комфортно в общении с новым коллегой.Через 1,5-2 недели мы организуем адаптационную встречу с HR-специалистом, где собираем первую обратную связь от сотрудника. Он может выразить:
- те аспекты, которых ему не хватает для повышения производительности;
- проблемы, возникающие в рамках рабочих задач или общения с коллегами;
- предложения по улучшению своего процесса адаптации.
Также мы даём обратную связь сотруднику, если коллеги высказали положительное мнение о нем — это отличный инструмент нематериальной мотивации!
Процесс онбординга с третьей недели по конец испытательного срока
Испытательный срок продолжается три месяца, таким образом, мы организуем 3 встречи по ИПР раз в месяц. Во время них мы с теми же участниками, что и на первой встрече, обсуждаем задачи сотрудника.
Дополнительный формат встреч на данном этапе — это one-to-one с HR-менеджером. На этой неофициальной встрече сотрудник может доверительно поделиться своими мыслями о работе и получить поддержку от HR, включая психологическую помощь. Сотрудник может делиться любыми вопросами, которые могут повлиять на ход его работы и выполнение поставленных задач. В то же время он может быть уверен, что данная информация сохранится в тайне и останется только между двумя участниками разговора.
Анкета после завершения испытательного срока
По мере приближения окончания испытательного срока сотрудника мы отправляем ему анкету, которая служит основным источником письменных отзывов сотрудников об адаптации для HR-отдела. В нем содержатся такие вопросы, как:- каковы ваши отношения с руководителем?
- какая стадия адаптации оказалась наиболее трудной?
- кто из коллег в организации помогает вашему профессиональному росту?
- что можно было бы сделать для оптимизации процесса вашей адаптации?
KPI оценки эффективности онбординга
Радость и удовлетворенность сотрудников, прошедших испытательный срок — это, безусловно, здорово. Однако следует помнить, что HR-специалисты трудятся не только для блага сотрудников, но и для удовлетворенности руководства и основателей компании, которые заинтересованы в ее развитии и росте прибыли. На это влияют показатели текучести кадров и процент прошедших испытательный срок.Для оценки процесса адаптации мы применяем 2 ключевых показателя:
- Среднее время от принятия сотрудника на работу до достижения им полной продуктивности. Под этим мы подразумеваем тот период, после которого новичок осознает, что может действовать самостоятельно и выкладываться на 100%. Для этого в анкете, который мы отправляем после завершения испытательного срока, есть вопрос: «Когда вы почувствовали, что полностью погрузились в рабочую деятельность?»
- Индекс удовлетворенности работой в компании (ESI). Для его определения мы также задаем несколько вопросов в анкете после прохождения ИС:
- «Какова ваша степень удовлетворенности работой?»
- «В какой мере ваша работа соответствует вашим ожиданиям?»
- «Насколько ваша работа приближена к идеалу?»
В Notamedia.Agency средний срок достижения полной продуктивности составляет до двух месяцев.
Этот показатель мы постоянно мониторим. В 2022 году в Notamedia.Agency показатель удовлетворенности составил 84%.
Планы по совершенствованию адаптации новых сотрудников на 2023 год
К 2023 году мы стремимся еще больше улучшить процесс онбординга. Что бы мы хотели реализовать: -
Вовлечение в процесс в формате игры (геймификацию). Например, мы планируем разработать интерактивную карту, которая будет включать не только объекты в самом офисе, но и окружающую инфраструктуру: ближайшие точки общепита, аптеки, магазины, банкоматы и т.д.
-
Чат-бот для ответов на часто задаваемые вопросы. Иногда в Notamedia.Agency за день выходит до 3 новых сотрудников и быстро ответить каждому из них становится сложно. Создание чат-бота, который будет отвечать на распространенные вопросы (например, где можно пообедать? как сменить пароль в профиле? как забронировать переговорную? и т.д.), позволит нам оптимизировать рутинные действия и снизить нагрузку на HR-отдел.
-
Презентации команд по отделам. Мы стараемся, чтобы наши сотрудники лучше узнавали друг друга, и регулярно организуем командообразующие мероприятия. Однако мы хотели бы также мотивировать сотрудников самостоятельно представлять свои команды: рассказывать о себе и друг друге, о совместном времяпровождении, увлечениях и интересах.
О чем не стоит забывать в онбординге: чек-лист
-
Учтите, что процесс адаптации персонала начинается еще до первого рабочего дня. Мотивируйте кандидата и заботьтесь о нем.
-
Не оставляйте сотрудника без поддержки в первый день. Покажите ему офис, организуйте индивидуальные встречи с командой, собирайте от него обратную связь и прислушивайтесь к ней.
-
Применяйте KPI для оценки результатов адаптационных мероприятий. Вы можете выработать свои собственные KPI для этого.
-
Демонстрируйте результаты своей работы руководству и собирайте отзывы от сотрудников.
Отзывы наших сотрудников
Марат, Python Backend Developer: «В течение всего испытательного срока HR-менеджеры интересовались, как мои дела и насколько комфортно мне в общении с коллегами. Это показало, что HR-отдел проявляет заботу о дружелюбной атмосфере в команде. На мой взгляд, самым полезным адаптационным мероприятием являются встречи one-to-one, на которых можно обсудить любые темы, начиная с личных вопросов и заканчивая твоими целями и стремлениями в компании».Наталия, PR-менеджер: «На работе очень важно чувствовать себя комфортно. Наш HR-отдел всецело способствует этому: всегда готовы помочь и дать совет по любому вопросу. Начало работы на новом месте всегда волнующее событие, но здесь я заранее знала, что меня хорошо встретят. Я уже была знакома с некоторыми процессами в компании и даже с коллегами еще до первого рабочего дня. Получение обратной связи от коллег также оказалось полезным — это очень мотивирует и создает в коллективе открытую и дружелюбную атмосферу».
Что в итоге
Онбординг позволяет новым сотрудникам за короткий период познакомиться с компанией, ее культурой и ценностями. Это помогает им быстрее и эффективнее интегрироваться в коллектив, почувствовать свою значимость и важность в компании.Отсутствие адаптационных мероприятий может привести к тому, что новому сотруднику будет сложнее понять, как работает компания, какие ожидания у руководства и каковы его задачи. Это может привести к ошибкам и неэффективной работе, а также к ухудшению отношений между новым сотрудником и остальными членами команды.
Таким образом, адаптация новых сотрудников является необходимым этапом для создания эффективной и сплоченной команды, которая может достигать высоких результатов в работе.