Как подходить к выбору партнёра на ИТ-проект: чек-лист

Источник: Notamedia

По данным «Технологий доверия» (бывшей PwC), российские компании передают на аутсорсинг более 10% ИТ-услуг. Это связано не только с желанием компаний сократить расходы на ведение внутренних подразделений, но и с необходимостью обеспечить высокий уровень экспертизы и специализации, что часто возможно только при привлечении внешних исполнителей.

В таких условиях выбор подходящего исполнителя на ИТ-проект становится стратегическим решением, которое может определить долгосрочную успешность и устойчивость проекта. Для этого важно иметь понимание критериев, по которым оценивать потенциальных аутсорсеров, чтобы обеспечить наилучшее соотношение цены, качества и сроков выполнения работ.

Подготовка

До того, как переходить к непосредственному поиску исполнителя, важно решить, кого вы будете привлекать к проекту внутри вашей команды, определиться с целями и задачами проекта, а также структурировать информацию для передачи исполнителю. 

Выделите проектную команду на своей стороне

Любой проект, вне зависимости от кажущейся простоты или, наоборот, сложности, требует ответственных лиц на стороне заказчика. Эти лица будут не только носителями экспертизы, но и направлять команду в нужное русло. Устройте несколько встреч и мозгоштурмов. Выберите в команду проекта тех специалистов, которые обладают инсайдами и понимают, что нужно вашему бизнесу сейчас, а что потребуется через несколько лет.

Проектная команда должна быть готова выделять время на работу по этому направлению. Точное количество её участников зависит от сложности задачи. Оптимально — это три сотрудника, где один выполняет функцию куратора за статусами и сроками, второй решает задачи бизнеса и подключается по необходимости в ключевых точках, а третий согласовывает результат работы проектной команды и разработчиков. Например, состав проектной команды может включать продакт-менеджера, технического директора и генерального директора.

Подумайте над истинными целями и задачами, которые нужно решить

«Сделать новый сайт» — это плохая формулировка задачи, которая предполагает, что истинные цели остались между строк. «Когда потенциальный клиент знакомится с рынком, он отдаёт предпочтение нашим конкурентам» — это уже проблема, которую можно решить как новым сайтом, так и обновленным позиционированием, платформой бренда, айдентикой и другими решениями.

Смоделируем ситуацию. Предприниматель заметил, что возвращаемость клиентов после первой покупки низкая. Далее он развил мысль: все пользуются смартфонами, значит, нужно разработать мобильное приложение, чтобы клиентам было удобно совершать повторные покупки. В итоге на разработку потрачено несколько миллионов рублей, но показатель возвращаемости лучше не стал. Что пошло не так?

1. Товар, который продает бизнес, имеет редкий повторный спрос. В данной ситуации нужна автоматическая система для допродажи сопутствующих товаров спустя некоторое время (аксессуаров, расходников и т.п.).

2. Не хватило маркетингового продвижения и отдельной рекламной кампании.

3. Сотрудники оказывают плохой клиентский сервис, нужна система для сбора обратной связи от клиентов.

Мы видим, что проблема одна, а решений для неё может быть множество. Приходите с проблемами, а не с решениями. Соберите обратную связь с носителей экспертизы, обсудите, с чем они сталкиваются по работе. Хороший исполнитель предложит решения под ваши задачи, будет направлять вас и качественно брифовать.

Представьте себе конечный результат

Если вы не знаете что хотите, и как это должно работать, то вы не знаете, как это купить и как взаимодействовать с потенциальными подрядчиками.

Если вы чётко определились с проблематикой, попробуйте посмотреть решения конкурентов или поискать похожие решения из другой ниши. Например, вы хотите интернет-магазин товаров для дома. Представьте себя пользователем, которому нужно купить лампочки, кресло и торшер через интернет-магазин. Зайдите на сайт Leroy Merlin, Hoff, Петрович. Прочувствуйте пользовательский опыт, который даёт каждый сайт. Зафиксируйте не только то, что вам понравилось, но и то, что мешало пройти нужный сценарий — положить товар в корзину и оформить заказ. Эти моменты нужно запоминать и описывать в специальном документе. Вам это поможет составить список референсов и антиреференсов, а команде разработки — найти общее из выборки и смоделировать усреднённый результат.

Структурируйте информацию

Всё, что имеет отношение к задаче, нужно структурировать для передачи исполнителю. В этом поможет составленный в свободной форме бриф или техническое задание — визуальный артефакт, где собрана информация о вашем бизнесе, целях и задачах. При его составлении опирайтесь на следующие пункты: 

• Представьтесь, расскажите о бизнесе и своей роли в компании.

• Опишите с какой проблемой вы сейчас пытаетесь справиться, какие предварительные решения вы видите. 

• Расскажите про характер вашего бренда, его Tone of voice.

• Дайте портрет целевой аудитории вашего бизнеса, объясните, как она с вами взаимодействует. В какой момент они касаются того продукта, который вы хотите обсудить с потенциальным исполнителем?

• Поделитесь выгодами, которые вы несёте для своей целевой аудитории. Расскажите о неудобных для ЦА моментах, чтобы эти данные учитывались при решении ваших задач.

• Приложите список конкурентов, а также ваши наблюдения, в чём именно вы им проигрываете. 

• Приложите референсы и антиреференсы, которые вы собрали в ходе мониторинга рынка.
  

Будьте вовлечёнными

Ещё один важный аспект — это желание каждого участника проектной команды решить задачу и их готовность к тому, что на это может потребоваться больше времени, чем изначально предполагалось. Например, у вас может пройти десять внутренних встреч для того, чтобы структурировать проблему и предположить возможные решения, обсудить их внутри — до того, как вы обратитесь к исполнителю. Если никто не проявляет активность и не ищет решение, то и исполнителя не получится найти, так как уже на начальном этапе участники вели себя пассивно.

Настройтесь на возможные предложения и корректировки

У каждого на проекте есть своя роль. Исполнитель может видеть подводные камни, делиться накопленной экспертизой, предлагать неочевидные, но полезные решения. Поэтому решение задачи предполагает открытость к предложениям. Лучшие проекты — это те, где были партнёрские настроения и разумное доверие. 

Поиск подрядчика

Только после того, как вы обсудили все внутри, поняли, что вам нужно и какой конечный результат вы ожидаете, можно начинать искать того, кто это сделает.

Определитесь, с кем вам важно работать и почему?

Первое, с чего стоит начать — это определиться, с какой компанией вам важно работать и почему. Сформируйте критерии, которым должен соответствовать исполнитель, чтобы было проще построить воронку выбора. Например:

• Важно ли вам, чтобы компания находилась в конкретном регионе? 

• Должен ли у исполнителя быть релевантный опыт в вашей сфере? Может быть, у вас сложная или чувствительная сфера деятельности, соответственно нужны люди, которых не нужно погружать в терминологию?

• Ищете ли вы исполнителя, который делал конкретный знакомый вам проект?

• Нужен ли опыт участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ?

• Исполнитель должен работать только по фиксированной стоимости?

• Обязательно ли наличие лицензии ФСТЭК России?

Все критерии не перечислить, их могут быть сотни. Выберите для себя принципиально важные критерии, но не увлекайтесь. Иначе вы только затрудните себе задачу и будете искать несуществующие компании. 

Определитесь с ценностями, которые должны быть у команды разработки

Если в первом пункте вы определились с требованиями к компании-исполнителю, то здесь вы уже копаете глубже и определяетесь с требованиями к команде разработки. 
Это могут быть такие критерии, как:

• Какой методологии разработки придерживается подрядчик: Waterfall, Agile, Scrum или Kanban?

• Какая у него принята модель оплаты: Fixed Price, Time and Materials, Retainer?

• Какого подхода к работе он придерживается: неторопливого, но вдумчивого или быстрого, но неглубокого?

• Будет ли подрядчик вашим другом и партнёром? Или он будет только исполнителем ваших идей?
  

Например, вы обратились в студию мобильной разработки, где команда работает только по системе Time and Materials и только по этапам — по Waterfall, — а после каждого этапа делает переоценку. Вам, как клиенту, это может быть категорически неприемлемо, если у вас в компании строго относятся к закладываемому бюджету, и вы хотите постоянно видеть результаты работы. Тогда стоит рассматривать команды, которые работают по модели Fixed Price и спринтами, а не строго поэтапно. Это уже совсем другие компетенции, которыми должна обладать команда.

На этом этапе стоит также обращать внимание на то, какой для вас приемлем стиль общения: формальный / неформальный, деловой / дружеский и т.д. Чтобы вы получили удовольствие от проекта, важен комфорт от процесса и коммуникаций.

Подумайте, как можно найти эту команду

Это могут быть рейтинги, рекомендации, поиск по кейсам, открытый тендер. Важно понимать, что у каждого канала поиска своя цель. Рейтинги – найти самых лучших, личные рекомендации – найти надёжных, поиск по кейсам – найти с релевантным опытом, тендеры – найти подходящих по стоимости.

Здесь всё зависит от того, какие критерии вы выбрали раньше, какие задачи нужно решить. После этого уже можно приоритизировать каналы поиска и переходить к нему непосредственно.

Определитесь, как сравнивать команды

Вы получили 10 предложений. Каждая команда предлагает своё решение за свою стоимость. Каждая команда показывает отличные кейсы без привязки к стоимости. Каждая рассказывает, что они — лучшие и справятся с задачей. Как выбирать?

Выберите критерии, по которым вы будете сравнивать уже готовые предложения от команд. Поделите их на объективные (сроки, опыт, стоимость, формат работы) и субъективные (доверие, уровень комфорта от коммуникации). Помните, что сложная разработка не должна выбираться на уровне ощущений, хотя и это тоже немаловажный фактор. Ищите консенсус между рациональным и эмоциональным.

Не устраивайте огромные конкурсы

Нет смысла пытаться выбрать разработчика из 10-20 компаний. Вы не найдёте времени на то, чтобы качественно выбирать и общаться с таким количеством команд, и сами запутаетесь. Если у вас нет времени, чтобы рассказать исполнителю, как вы выбираете, он не сможет показать наиболее релевантные качества. Старайтесь сузить список финалистов, адекватный конкурс — это не более 5 команд.

Познакомьтесь с другими участниками команды

Вы выбираете не менеджера по продажам, а команду. Стоит убедиться, что уровень менеджера по продажам — это не исключение из правил, а правило в этой компании. Познакомьтесь с разными членами проектной команды исполнителя. Например, она может состоять из руководителя проекта, аналитика, техлида и дизайнера. Если вы боитесь, что самым сложным блоком работ на проекте будет дизайн, почему бы не познакомиться с дизайнером, чтобы понять, что вы на одной волне, и он понимает ваши запросы и ожидания?

Составьте список финалистов и обсудите детали, безопасность

На этом этапе вы составляете шорт-лист финалистов и обсуждаете дедлайны, риски и всё, что вас волнует. Какая вероятность завалить дедлайн? Почему? Как избежать? Что команде разработки нужно от вас? Какие рычаги влияния на проект есть у вас? Например, в рамках проекта вашей команде нужно будет подготовить набор видеороликов для исполнителя. Если об этом заранее не предупредить, а вы сами не спросили, то потом начнётся аврал: нужно будет срочно искать, какими силами их снять, а если не снять, то рушится концепция продукта.

Или, например, вы договорились работать по формату оплаты Time and Material. Вы оплачиваете фактически отработанные специалистами часы, задайте вопрос — а как исполнитель фиксирует и списывает эти часы? А как вам проверить, что исполнитель не списал времени больше чем нужно? Какая система отчётности? Как вы будете понимать, как движется проект и попадаете ли вы в сроки?

Не бойтесь и не торопитесь

Что-то беспокоит? Поделитесь с исполнителем. Он поможет разобраться. Если вы понимаете, что дедлайн близко, а подрядчик не выбран, не нужно выбирать в спешке. Возьмите дополнительную паузу на подумать, либо проведите конкурс заново.

Если же исполнитель прекрасен, но доверия нет, то стоит подумать, запускать ли работы с ним. Работа без доверия значит, что многие решения могут быть приняты неверно, а результат проекта вас не устроит в полной мере.

Все обещания должны быть зафиксированы в договоре

Либо исполнитель должен объяснить, почему они не могут быть зафиксированы. Например, исполнитель сообщает, что не может подписаться на весь проект по договору и вынужден его дробить, так как от аналитики по проекту зависит дальнейший состав работ. Это нормально, если он предупредил вас об этом заранее. Частая ситуация, когда продукта ещё нет, и появятся детали, которые влияют на оценку. Если же команда не хочет прописывать в договоре свои обещания, потому что они были сильно оптимистичными — это плохой сигнал. Хорошая команда должна подписаться под всеми обещаниями в договоре.

P.S. Запомните некоторые истины

Заказчик влияет на конечный результат даже больше, чем исполнитель

У хорошей и опытной команды должен быть творческий простор при решении задачи. Если команда опытная, то весь процесс выстроен так, чтобы и без рамок оказаться в нужной точке и показать отличный результат клиенту. Дайте исполнителю бразды правления, а сами сфокусируйтесь на его направлении.

Выбирая исполнителя, вы выбираете не только команду, которая решает задачу, но и команду, которая оказывает клиентский сервис

Вы можете найти самую сильную технологическую команду в мире, но вы не вспомните проект с улыбкой, если весь процесс находились в стрессе и непонимании происходящего. Например, если исполнитель уже на начальном этапе отдаёт вам плохо структурированные, написанные сложным языком артефакты по проекту, отказываясь их править, — это плохой сигнал, и стоит задуматься, работать ли дальше с таким исполнителем.

Спрашивайте себя, понимаете ли вы, что происходит и можете ли вы этим управлять

Нормальная компания будет регулярно давать статус по проекту, погружать вас на комфортный уровень, делиться с вами планами. Нормальная команда приходит с предложениями по вашему вопросу, а не ультиматумами, потому что умеет качественно управлять проектом и предполагает разные варианты.

Резюмируя

К сожалению, идеального скрипта для выбора партнёра на ИТ-проект не существует. Навык приходит не только с персональным, но и командным опытом. Результат сильно зависит от многих факторов, которые клиент должен решить на своей стороне. Хороший исполнитель подключится к клиентскому запросу ещё на нулевом этапе и поможет задолго до реальной закупки.

Как правило, окончательный выбор останавливают на команде, которая:

• производит ощущение надёжности; 

• показывает полное понимание задачи; 

• помогает вам с принятием решения;

• умеет просчитывать риски; 

• формирует бэклог на развитие проекта в будущем.

Выбирайте команду, которая может предложить основу для развития проекта и заложить на старте дополнительные задачи для качественного масштабирования. Тогда выбор надёжного партнёра станет долгосрочной инвестицией, которая окупится дальнейшим развитием вашего продукта. 

Источник: РБК Pro